E-Rechnungen & Virtuelle Poststelle

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Die Stadtverwaltung Völklingen bietet an, E-Rechnungen als E-Mail Anhang an den zentralen E-Rechnungseingang zu übermitteln. Außerdem bestehen verschiedene Möglichkeiten, rechtsverbindlich und sicher elektronisch mit der Stadtverwaltung zu kommunizieren.

Hierzu stehen eine De-Mail-Adresse sowie die "virtuelle Postelle" des eGo Saar zur Verfügung.

 

Unternehmen steht ab sofort die Möglichkeit offen, anstelle von Papier oder PDF Dokumenten, nun auch auf strukturierte Datenformate für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber im Saarland zurückzugreifen und E-Rechnungen als E-Mailanhang an den zentralen E-Rechnungseingang (ZRE) für saarländische Städte, Gemeinden und Landkreise, der Landesverwaltung und sonstiger öffentlicher Auftraggeber im Saarland zu übermitteln.

Die Übermittlung von E-Rechnungen erfolgt -im Rahmen eines länderübergreifenden Kooperationsprojektes- über den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz, betrieben vom Landesbetrieb Daten und Information. Bevor Rechnungssteller den Zentralen E-Rechnungseingang RLP nutzen können, müssen sich diese einmalig für den Zugang zum Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren und die entsprechenden Nutzungsbedingungen akzeptieren. 

Bei E-Rechnungen handelt es sich stets um strukturierte Datensätze im XML Format. Sämtliche darin enthaltenen Werte -egal ob es sich um den Rechnungsbetrag oder die Auftragsnummer handelt- sind für die maschinelle Weiterverarbeitung nach bestimmten Vorgaben markiert. Die Übermittlung an den ZRE kann ausschließlich durch die zur Registrierung am Nutzerkonto verwendete Mailadresse abgewickelt werden.

Die Funktionsadresse an den ZRE: 

gilt für alle Teilnehmer gleichermaßen. Es ist darauf zu achten, dass nur eine einzige E-Rechnung auf einmal eingereicht werden kann und die XML Datei der einzige Anhang der Mail ist. Bis auf Weiteres gilt es als empfehlenswert, eine Größe von 6 MB für den Anhang nicht zu überschreiten.

Alle weiteren Informationen zur E-Rechnung finden Sie auf der Internetseite e-rechnung.ego-saar.de

E-Mail-Grafik

Sie erreichen alle Fachbereiche und Fachdienste über die in diesem Internetauftritt genannten E-Mail-Adressen (siehe Rathaus A-Z oder Verwaltungsorganisation). 

Der zentrale E-Mail-Posteingang lautet: info@voelklingen.de

Bitte nutzen Sie "normale" E-Mail nicht für die rechtverbindliche Kommunikation mit der Stadt Völklingen, da diese über E-Mail nicht möglich ist. Hierfür steht Ihnen ausschließlich die De-Mail-Adresse zur Verfügung!

Wenn Sie bereits mit einem Fachdienst im direktem Kontakt stehen, können Sie die Ihnen bekannte E-Mail-Adresse verwenden. In diesem Zusammenhang weisen darauf hin, dass die Übermittlung einer E-Mail-Nachricht ungesichert erfolgt und die übertragenen Daten von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können. Innerhalb des Netzwerkes der Stadt Völklingen befinden sich Ihre E-Mails in gesicherten Systemen, auf die nur autorisierte Personen zugreifen können.

Sie können bei der Versendung von E-Mails die qualifizierte elektronische Signatur benutzen. Die Stadt Völklingen verwendet derzeit für ausgehende E-Mail-Nachrichten die qualifizierte elektronische Signatur nicht. 

De-Mail-Logo

Zur elektronischen, rechtverbindlichen und sicheren Kommunikation mit der Stadtverwaltung Völklingen seht Ihnen eine De-Mail-Adresse der Stadtverwaltung zur Verfügung. 

Bitte bedenken Sie, dass De-Mail-Korrespondenz nur zwischen registrierten De-Mail-Nutzern und nur innerhalb des De-Mail-Systems funktioniert. Eine Kommunikation zwischen De-Mail und regulären E-Mail-Adressen ist nicht möglich! 
 

Die zentrale De-Mail-Adresse lautet: postfach@voelklingen.fp-demail.de. 

Die De-Mail wird verschlüsselt an die Stadtverwaltung übertragen. Bitte nutzen Sie bei Datei-Anhängen PDF-Dokumente. Die maximale Datei-Größe beträgt 10 MB.

Informationenen, Erläuterungen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um die De-Mail:
Internetseite www.de-mail.de

Allgemeine Infomationen über De-Mail für die Kommunikation mit Unternehmen und Behörden:
Internetseite www.de-mail.info.

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Der virtuelle Briefkasten eGo-Mail bietet die Möglichkeit der sicheren und rechtverbindlichen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Saarlandes (SVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadtverwaltung Völklingen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der auf diesen Seiten dargelegten Bedingungen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Bitte beachten Sie, dass die hier veröffentlichten Rahmenbedingungen ausschließlich  für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Völklingen gelten. Sofern Sie auch mit anderen saarländischen Kommunen und Verbänden rechtsverbindlich elektronisch kommunizieren möchten, informieren Sie sich bitte auf der jeweiligen Homepage des Empfängers.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Die verbindliche elektronische Kommunikation unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen:

  • In der Regel dürfen Sie Dokumente „schriftlich oder elektronisch“ einreichen. In diesem Falle genügt für die verbindliche elektronische Kommunikation die Übermittlung mittels einfacher E-Mail (oder als Anlage einer einfachen E-Mail).
  • Wenn für einen Antrag oder ein sonstiges Dokument die „Schriftform“ vorgeschrieben ist, erfordert die verbindliche elektronische Kommunikation, dass Sie ihr elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen.
  • In allen Fällen können Sie Ihre elektronischen Dokumente über die virtuelle Poststelle eGo-Mail rechtsverbindlich und sicher an die zuständige Landes- oder Kommunalbehörde senden.“

Rahmenbedingungen für die Nutzung von eGo-Mail

Sie haben die Möglichkeit an jede übermittelte Nachricht Dateianhänge (Anlagen) hinzuzufügen. Diese dürfen eine maximale Größe von 4 MB nicht überschreiten. Da bei der Stadt Völklingen nicht alle Dateiformate verarbeitet werden können, sind nur folgende gängige Formate zur Übermittlung zugelassen:

  • MS Office-Dateien: *doc, *rtf
  • Text-Dateien: *txt
  • PDF-Dateien: *pdf
  • XLS-Dateien: *xls

Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) dürfen nicht übermittelt werden. Die Abgabe von Angeboten nach Vergabeverfahren, z.B. VOB, VOL, auf dem elektronischen Weg wird ausgeschlossen.Die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in der übermittelten Visitenkarte ist zwingend erforderlich. Die Verwendung eines Pseudonyms ist nicht zulässig. Übersandte Vorgänge, die diesen Rahmenbedingungen nicht entsprechen, erlangen keine Rechtsverbindlichkeit. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass der Bescheid bzw. die Rückmeldung der Behörde derzeit noch per Briefpost erfolgt.

Datenschutz

Alle persönlichen Daten werden im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt.

TechnischeVoraussetzungen

Betriebssystem: Windows XP und Vista, (in Kürze auch Windows 7), Linux Red Heat oder SuSE

JAVATM Runtime Enviroment ab Version 1.6.: Die Installation der Version 1.6_17 wird empfohlen und steht Ihnen hier zum Download zur Verfügung. Dies ist ein einmaliger Vorgang, Datenmenge ca. 16 MB.

Digitale Signaturkarte mit qualifizierter Signatur und Kartenlesegerät: Welche Signaturkarten und Lesegeräte unterstützt werden, können Sie auf www.ego-saar.de nachlesen.

Software Govello (eGo-Mail) der Firma Bremen online Service GmbH: Diese wird beim erstmaligen Herunterladen des virtuellen Briefkastens automatisch installiert. Voraussetzung ist die korrekte Installation der JAVA-Runtime (siehe Technische Voraussetzungen Nr. 2). Auftretende Sicherheitswarnungen sollten Sie mit Starten / Installieren beantworten, da sonst eGo-Mail nicht genutzt werden kann. Der erstmalige Vorgang kann aufgrund der großen Datenmenge je nach Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie hierfür Verständnis. Nach einmaligem Herunterladen steht Ihnen unser virtueller Briefkasten jeder Zeit zur Verfügung.

Weitere Hinweise zur Installation und zur Nutzung von eGo-Mail entnehmen Sie bitte der Anwenderdokumentation.

Installation und Beschreibung

Laden sie bitte die folgenden beiden Dateien auf ihren Rechner und folgen sie den Anweisungen der Anwenderdokumentation. Sollten sie bereits ein Postfach eingerichtet haben, folgen sie den Anweisungen ab Seite 11.         

Herunterladen der Software eGo-MAIL (Angebot des eGo Saar)

Herunterladen der PDF-Anwedungsdokumentaion (Angebot des eGo Saar)